「記錄」的功能

現代管理重視系統或制度，但是，不少人都覺得制度產生很多不必要的行政步驟，特別是很多記錄，使員工浪費很多時間，處理這些行政措施，減少了直接增值的資源。

其實，這些問題並非是系統產生的問題，而是主事人未有明瞭系統的真正意義。就拿「記錄」作為例子，其實如果組織需要保留的記錄，通常只有四個理由。

第一，是由於法規上的要求。例如會計帳目、安全驗證記錄等即屬此類。

第二，是為了滿足客戶要求。例如很多客戶會要求公司提供品質證明或來源地證明，這些證明書即屬因客戶要求而產生的記錄。

第三，是為日後資料分析用。例如產品生產的進度報告，對分析生產力及流程改進的分析至為重要，花一點資源保留這些資料對日後的整體效率會有很大益處，因此支持保留這些記錄的需要。

第四，是為了確保某些關鍵控制的執行。例如，將產品從設計階段進入正式生產階段時，嚴謹的確認步驟是很重要的，否則，損失將隨著大量生產而放大很多倍。所以，為保證重要的確認步驟不會遺漏或錯誤，會利用一些記錄確保計劃的步驟會被一步步地執行。

可以這樣說，系統中的任何記錄都必然為了以上一項或多項目的而被保存，否則，其存在價值便有疑點，對組織亦可能是一種浪費。